Virtual Leadership – how to lead my team successfully in the home office (2/2)

Teil 2: Methoden

Wie in meinem letzten Blogbeitrag ausgeführt, braucht es für erfolgreiches virtuelles Führen mehr als nur klassische Führungsinstrumente, eine Internetverbindung und eine Kamera. Erfolgreiches Führen im virtuellen Raum, erfordert ein anderes Führungsverständnis (siehe mein Beitrag vom Januar) und andere Arbeitsmethoden.

Virtual Leadership –  so kann es gelingen

Hier in diesem Beitrag geht es um die Methoden, die Sie in der Zusammenarbeit im Homeoffice einsetzen können. Da in der virtuellen Zusammenarbeit Selbstorganisation und Selbstreflexion von hoher Bedeutung sind, bieten sich agile Arbeitsmethoden zur Unterstützung an. Sie fördern einerseits das Selbstmanagement der Mitarbeiter und schaffen andererseits eine höhere Transparenz für alle. Beide Aspekte sind für erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice notwendig.

Ich habe selbst virtuelle, internationale Teams geführt und bin überzeugt von agilem Arbeiten – aber ich weiß auch, dass es eine anspruchsvolle Aufgabe ist und sehr viel Arbeit bedeutet, agile Methoden einzuführen. Manches funktioniert nicht auf Anhieb und  nicht alles passt für jedes Team oder jede Organisation. Aber es muss auch nicht immer das volle Programm sein. Es kommt auf die richtige Wahl an. Bereits einfache, kleine Veränderungen, wie z.B. die interaktive Gestaltung von Meetings können schon viel bewirken. Kleine Schritte führen hier auch zum Ziel.

Meeting Formate

Beim virtuellen Arbeiten sind passende Meeting-Formate notwendig. Man kann sich nicht darauf verlassen, dass die Mitarbeiter über den „Flurfunk“ alle Informationen erhalten. Sie brauchen klare Kommunikationswege. Kurze Meetings in engen Abständen sind in diesem Fall besser, als lange Meetings mit großen Abständen. So wenig Teilnehmer wie möglich und nur so viel wie nötig einzuladen, schont Zeit und Nerven Ihrer Mitarbeiter und hilft, besser am Ball zu bleiben. Auch wenn Sie Informationen weiter geben müssen, sollten Sie Ihre Meetings nicht in eintönige Monologe ausarten lassen. Sie können die Informationen in kleine Häppchen aufteilen und zum Beispiel durch kurze „Murmelgruppen“ oder Votings besser verdaubar machen. Geben Sie Ihren Teilnehmern eine aktive Rolle, das hält sie in Bewegung und ermöglicht einen Beitrag zum Meeting zu leisten. Außerdem entlastet es Sie als Führungskraft. Darüber hinaus, gibt es viele weitere Möglichkeiten und Methoden, Meetings ohne großen Aufwand interaktiv zu gestalten. Nutzen Sie kollaborative Plattformen auf denen alle Teilnehmer aktiv „mitmachen“ und sich beteiligen können. Das fördert die im letzten Beitrag erwähnte Präsenz der Beteiligten. 

Neben Formaten, die auch den Austausch von Privatem ermöglichen, so wie das im Büro in der Kaffeeküche passiert, brauchen Sie auch regelmäßige, fest eingeplante Einzelgespräche mit Mitarbeitern, um den Kontakt zu halten. Für das Team bieten sich Retrospektiven als Format zur Reflektion und Verbesserung der Zusammenarbeit sehr gut an.

Visualisierung und Selbstorganisation

Wesentliches Element für das Führen im Homeoffice ist eine klare Definition der Prozesse und der Rollen im Team. Außerdem hilft es, die Verteilung der Aufgaben und den Arbeitsprozess zu visualisieren. Hier können agile Methoden hilfreiche Dienste leisten. Unterstützend können Sie beispielsweise ein KANBAN-Board einsetzen. Das hilft dem Team, einen Überblick über alle Aufgaben zu behalten. Außerdem wird der eigene Beitrag zum Teamerfolg ersichtlich, was die Motivation fördert. Das Board hilft aber auch Ihnen als Führungskraft. Sie haben jederzeit volle Transparenz über den aktuellen Stand und damit über den Zielerreichungsgrad. Sie können souverän tagesaktuelle Statusmeldungen an das eigene Management geben, was von kompetenten Führungskräften ja erwartet wird. Wenn Sie nach dem Pull-Prinzip führen, steigern Sie Selbstorganisation und Selbstmanagement, sowie die Übernahme von Verantwortung durch Mitarbeiter und entlasten sich selbst.

Für mich war es eine Herausforderung, meine Mitarbeiter in die Selbstorganisation zu begleiten, die Verantwortung an sie zu übertragen und im richtigen Moment loszulassen. Überflüssig bin ich als Führungskraft dadurch nicht geworden – aber ich bin in eine andere Rolle gewachsen (siehe dazu auch mein Blog-Beitrag vom Dezember). Meine Rolle war es vielmehr, meine Mitarbeiter darin zu coachen, sich selbst zu führen. Das stärkte ihre Unabhängigkeit und forderte mich, den Blick auf das große Ganze zu behalten und das Team auf dieses Ziel hin auszurichten und zu moderieren.

Kommunikationskanäle und technologische Ausstattung

E-Mails waren schon im Büro keine gute Wahl für die Kommunikation im Team. Sie sind es auch im Homeoffice nicht. Kurze Informationen lassen sich am besten über ein Chatsystem austauschen und längere per Videokonferenz. Für Meetings empfehle ich wie oben erwähnt, interaktive Plattformen, die im Übrigen auch als virtueller „Meeting-Raum“ so genutzt werden können, so dass Unterlagen etc. dort an den „Wänden“ verbleiben können. Zusammenarbeit im Team kann am besten über Jira oder PM-Software erfolgen und Austausch von Dokumenten mit File-Sharing-Lösungen. Ihre Mitarbeiter haben immer den aktuellen Stand und sparen sich das Versenden von Monster-Anhängen per E-Mail.

Pausen und Auszeiten

Studien belegen, dass das Verschwimmen von Berufs- und Privatleben im Homeoffice von Vielen als Belastung empfunden wird. Umso wichtiger sind Pausen, Auszeiten aber auch Bewegung. Niemand kann auf Dauer Hochleistung erbringen, ohne entsprechende Regenerationszeiten. Planen Sie Ihre Termine so, dass zwischendurch Zeit für Bewegung und Regeneration bleibt. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, Pausen und Auszeiten explizit einzuplanen. Besonders wichtig ist, dass Sie die Auszeiten Ihrer Mitarbeiter dann auch respektieren. Planen Sie für sich selbst ebenso Pausen und Auszeiten ein und kommunizieren Sie diese. Gehen Sie als Vorbild achtsam mit sich selbst um, denn damit setzen Sie klare Zeichen, dass Regeneration nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist.